ביעור מסמכים
שמאפשר ביעור מסמך פיזי והצגתו בעת הצורך בצורת העתק סרוק. מסמכים סרוקים יוכרו כמסמכים הקבילים כראיה בבית משפט. חוק זה מאפשר שמירת תעודות משלוח וחשבוניות וכן מסמכים עסקיים נוספים ללא צורך בשמירה של מסמכי נייר לתקופה של 7 שנים. קראו על אפשרויות סריקה וביעור מסמכים בארגון.
בשנת 2006 עודכנו תקנות העדות (מסמכים מצולמים) על פי חוק מה
חוק ביעור מסמכים – המסמכים הרלוונטיים
הרגולציה דורשת מעסקים שונים ביעור של כל תיעוד החוץ בארגון לרבות: שוברי קבלה, חשבוניות, תעודות מס, הזמנות שהתקבלו מספקים, והודעות זיכוי. מטרת הרגולטור היא חיסכון בעבודה של תיוק ואחסון המסמכים בארכיון הארגון לתקופת זמן של 7 שנים.
הליך הסריקה הנדרש לפי חוק לביעור מסמכים
הדרישה החוקית דורשת סריקה ממוחשבת של המסמך והמרתו לקובץ דיגיטלי. על הסריקה להתבצע כך שהמסמך יהיה קריא ומובן, יש לאחסן את המידע בארכיב הדיגיטלי של הארגון. המסמך ייחתם בחתימה דיגיטלית שתגן עליו מפני שינוי או זיוף על ידי גורמים זרים. החתומים על המסמך יהיו שניים מתוך גוף הארגון.
חתימה דיגיטלית – מה זה אומר?
חתימה דיגיטלית מאושרת היא חתימה שזוהתה על ידי גורם שלישי המוגדר כגורם מאושר כחתימה אמינה, וכן שאותו גורם הנפיק תעודה מלווה המאפשרת את החתימה. מאותו רגע בו מסמך נחתם דיגיטלית על ידי שני גורמים מורשי חתימה בארגון ואושר, כל שינוי במסמך יגרום לביטול תוקף החתימה הדיגיטלית.
דין המסמכים הפיזיים שנסרקו
עד להגשת טופס 856-דוח ניכוי מקור מספקים, יש לשמור מסמכים רלוונטיים שנסרקו בארגון וכן את דוחות המס השייכים לשנת המס הרלוונטית. בגדול, מסמכים סרוקים נדרשים לשמירה עד לסיום מתן הדיווח של רואי החשבונות או מנהלי החשבונות בארגונים השונים. רק לאחר הגשת הדוחות ניתן יהיה לערוך ביעור מסמכים.
ביעור מסמכים – סיכום
בשורה התחתונה, ניתן לבער חוקית, מסכים עסקיים שנסרקו ונחתמו דיגיטלית עד להגשת דוחות מס ודוח ניכוי במקור מספקים. ביעור המסמכים שנסרקו מאפשר חיסכון במקום ואיתור מהיר ונוח של כל מסמך במערכות הדיגיטליות. נציין, כי מסמכים סרוקים חתומים דיגיטלית – קבילים משפטית על פי חוק.
