ארכיון דיגיטלי
עידן הארכיונים הפיזיים מעלי האבק בתחום העסקים מפנה את מקומו לארכיונים דיגיטליים לעסקים. ארכיון דיגיטלי מאפשר מעקב אחר תיקי לקוחות, ניהול מסמכים, תיוק מהיר וחתימה דיגיטלית. המערכת מייתרת את זמן החיפוש אחר מסמכים ואת הצורך בניהול ארכיונים פיזיים.
ארכיב דיגיטלי הוא פתרון לחיסכון בשטח אחסון, בכוח אדם ובעבודה מאומצת ומייעל את העבודה המשרדית. ארכיון דיגיטלי – ניהול מסמכים משרדיים בצורה אופטימלית.
היישומים והפונקציות במערכות ארכיון דיגיטלי
ארכיון דיגיטלי הוא אופציה מתקדמת לשיפור וייעול תהליכי חיפוש, שליפה ואחסון של חשבוניות, קבלות ומסמכים עסקיים שונים המאפיינים את רוב סוגי העסקים, בייחוד עסקים המציעים שירותי ראיית חשבון, ייעוץ מס וחשבונאות עבור לקוחות.
ארכיב דיגיטלי ממוחשב מאחסן את המידע בשרת חיצוני (לא על כוננים קשיחים). שירות זה מייתר לחלוטין את הארכיונים הפיזיים ומציע פרקטיקה נוחה ויעילה עבור אחסון חכם של מסמכי עסקים באמצעים מאובטחים.
מאפייני ארכיון דיגיטלי ויתרונותיו
ארכיון דיגיטלי של bestscan נועד לשימוש בטוח, ידידותי וחסכוני לייעול התנהלות עסקית של בתי עסקים מסוגים שונים. להלן יתרונות הארכיון הדיגיטלי:
- ארכיב דיגיטלי חוסך עלויות שכירות או רכישת שטחי נכסים וכן מאפשר חיסכון נייר ומכשור משרדי להדפסת מסמכים, סריקה ופקס.
- חתימה דיגיטלית – כל מסמך הנסרק למערכת הארכיון נחתם דיגיטלית על ידי שני צדדי העסקה מה שמאפשר גריסה והשמדה של מסמכי המקור שבידי הספקים.
- צמצום וייעול תהליכי עבודה – המסמכים הממוחשבים מאורגנים ממש כארכיון פיזי, עובדה זו מקלה על פעולות השימוש ומונעת איתור ממושך, תיוק, הדפסה, גריסה ועוד. שימוש בארכיון דיגטלי מפנה זמן ואנרגיה לעיסוק בעבודה השוטפת.
- ממשק נוח וקל לשימוש של כל עובדי החברה הקשורים בפעילות הארכיון.
- רמת אבטחה גבוהה בניהול מערכת המידע הארגונית.
- הטמעת המערכת בהתנהלות הארגונית השוטפת בקלות תוך מספר שעות בלבד.
- לאחר אחסון מסמכים דיגיטליים ניתן לבער מקבילים פיזיים על הכללים לביעור חשבוניות.
יישומי מערכת ארכיב דיגיטלי
- סריקת מסמכים.
- צירוף מסמכים ממגוון מערכות מחשוב למערכת הארכיון.
- קליטת מסמכים למערכת הארכיון על ידי סריקה באמצעות ברקוד.
- שיוך מסמכים לתיקיות רלוונטיות במערכת באמצעות סריקה ולאחר מכן הדבקה או גרירה.
- אפשרויות תיוק אוטומטיות.
- שליחת מסמכים ישירה ממערכת הארכיון לדואר אלקטרוני של לקוחות וספקים.
- הפקת דוחות באמצעות הפונקציות השונות במערכת הארכיון הדיגיטלי.
- תמיכה במספר סוגי בסיסי נתונים.
- תמיכה במגוון סוגי מסמכים לרבות: וורד, אקסל, תמונות, פי.די.אפ, מייל ואאוטלוק.
- איתור ושליפת מסמכים באמצעות מנועי חיפוש חכמים.
- שליפת נתוני מסמכים מהירה באמצעות דוחות רלוונטים.
- מערכת הרשאות חכמה למתן אפשרויות גישה למגוון עובדים בארגון.
ארכיון דיגיטלי – שלבי העבודה
בשלב הראשון תתבצע סריקה של החשבונית על ידי כלי הסריקה הרלוונטיים. במערכת יופיע המסמך כ"מסמך סרוק". בשלב הבא המסך ייחתם דיגיטלית בחתימה מאושרת ראשונה. שלב שלישי יכלול חתימה מאושרת שניה לאישור הקובץ כנאמן למקור. המסמך הסרוק והחתום יועבר לשמירה בארכיב הדיגיטלי כאשר בתום שנת המס יבוער המסמך הפיזי ולא יישמר בארכיון הפיזי לתקופה של 7 שנות התיישנות.
האפשרויות הניתנות בשימוש במערכת ארכיון דיגיטלי
המערכת קולטת את כל סוגי הקבצים ותומכת באופן מלא באופיס, בנוסף, המערכת קולטת מסמכים ותמונות מכל אמצעי דיגיטלי ממוחשב ומבצעת חתימה דיגיטלית של המסמך על ידי כרטיס חכם. באמצעות מערכת מייל פנימית בתוכנת הארכיון ניתן לנהל תקשורת נוחה עם ספקי ולוקחות הארגון בנוסף לקליטה של מסמכים באמצעות קריאת ברקוד על ידי תוכנה ייעודית במערכת.
ארכיון דיגיטלי של bestscan
חברת bestscan מציעה שירותי ארכיון דיגיטלי מתקדמים עבור הארגון שלכם. ארכיון דיגיטלי חדשני של bestscan מוביל ארגונים וחברות צעד קדימה להתפתחות טכנולוגית בתחום הארכיבים העסקיים. הצטרפו לקהילת משתמשי הארכיונים של bestscan ותיהנו מהתייעלות עסקית חכמה ואפקטיבית.
